26 May Simulacros de respuesta a emergencias
Un simulacro es un ensayo, una simulación de las acciones de respuesta frente a una situación de emergencia determinada. En ámbitos laborales, un simulacro es un ejercicio de verificación que permite evaluar cuán preparada está una organización o equipo de trabajo para responder a una emergencia, para tomar las medidas en caso de que ésta ocurra realmente.
Como las emergencias potenciales son diversas… también lo son los tipos de simulacros.
Se pueden hacer simulacros por cuestiones asociadas a buenas prácticas, a calidad, la seguridad patrimonial, por emergencias ambientales, por temas de seguridad y/o salud, por continuidad de negocio. A veces se practican situaciones con escenarios mixtos donde ocurren varias de estas situaciones en forma simultánea.
Por ejemplo, desde la perspectiva de la gestión de calidad, se pueden hacer simulacros de retiro/ recuperación de productos del mercado (recall).
Un simulacro debe servir para probar la eficacia del plan de respuesta y de ser necesario corregir, ajustar.
Un simulacro: NO es una capacitación. Es cierto que puede servir para recordar conocimientos o para concientizar, pero no reemplaza las actividades de capacitación y, ¡los objetivos son diferentes!
En algunos casos, la simulación requiere prácticas, en otras cuando esto no posible se puede optar por ejercicios simulados, «de escritorio», entrevistas, paso a paso, búsquedas de información.
Cuando se realiza un simulacro se desafían las respuestas entre ellas los conocimientos de quienes necesitan ponerlos en práctica. Por ejemplo en el Laboratorio: contener un derrame de producto químico.
Hay diferentes tipos de laboratorios, los contextos son diferentes y es necesario identificar los peligros particulares incluyendo los potenciales siniestros- situaciones de emergencia.
Temas específicos del Laboratorio, por ejemplo: fuga, explosión, derrame/ vertidos, cortes, atmósfera contaminada, incendio, explosión, intoxicación por agente químico, accidente por exposición a agente biológico, por exposición a agentes físicos, salpicaduras, quemaduras térmicas, quemaduras químicas, accidentes corto- punzantes, etc.). También hay que considerar situaciones generales como zona sísmica, inundable, ciclones, ausentismo generalizado, falta de suministro, etc.
Y, ¡es necesario tener planes de respuesta definidos para cada una de las situaciones identificadas!
El Plan de respuesta ante Emergencia contesta la pregunta: “¿Qué hacemos frente a una situación X?“ con el detalle suficiente para evitar errores de interpretación o vacíos en la información: responsabilidades, secuencia de actividades, recursos necesarios (y su mantenimiento), estableciendo las comunicaciones asociadas.
Que la respuesta a la emergencia sea éxitosa es clave para minimizar los daños. Y, por eso, los simulacros son importantes para probar que el plan es adecuado y/o corregirlo.
Planteando el simulacro de respuesta a emergencia como un proceso, en la siguiente Figura se esquematizan las entradas y salidas esperables de un simulacro:
13 ejemplos de ERRORES habituales asociados a los simulacros (sin ningún orden de importancia en la enumeración):
1-No considerar los requisitos legales aplicables. Por ejemplo: en la documentación, frecuencia, reporte/ denuncia/ declaración/ aviso, etc.
2-No relacionar el simulacro contra los procedimientos de respuesta específica que se está desafiando para sacar CONCLUSIONES. ¿Funcionó según lo que estaba planificado? ¿los pasos para la respuesta se cumplieron? ¿Qué salió bien? ¿Qué salió mal? (o no se define cuál/es son los procedimientos que se van a evaluar). No plantear OBJETIVOS.
Algunas más especificas como por ejemplo: ¿Los elementos de respuesta estaban disponibles? (por ejemplo: botiquines, kits de derrames, elementos de protección personal, extintores, hidrantes, información de respuesta, cadenas de comunicación, cartería de emergencia, iluminación de emergencia, lavaojos, duchas, alarmas, etc.).
3-No implementar o no mantener los procedimientos para la definición y seguimiento de simulacros: frecuencia, rotación, de escenarios y planes a ser probados, responsabilidades, registros, listas de verificación/ checklist, observadores, formularios, modos de trabajo (por qué, qué, cómo, quiénes, cuándo, dónde).
4-No diferenciar los simulacros de actividades de capacitación, explicando a quienes participan lo que deben hacer paso por paso… se pierde la oportunidad de desafiar que pasaría en una situación en la que los participantes debieran actuar en forma autónoma, sin ser guiados por quienes conducen los simulacros.
5-No contemplar todas las posibles situaciones que requieren ser revisadas- que han sido identificadas como potenciales emergencias- diferentes escenarios. Por ejemplo sólo se practica una respuesta en particular (ej. evacuación), o siempre en las mismas condiciones. ¡Planificar!
6-No realizar los simulacros con la frecuencia necesaria para garantizar el correcto funcionamiento de los planes de respuesta (esto puede variar en el tiempo en función de los requisitos y los resultados).
7-No asegurar la participación de quienes deben llevar a cabo la respuesta en condiciones real (ej. los responsables por actividades asociadas, diferentes turnos). No considerar la participación en las etapas de PLANIFICACIÓN, REALIZACIÓN y en las de EVALUACIÓN.
8-No garantizar que la dirección y los líderes de equipo estén suficientemente involucrados. ¡Compromiso!.
9-No asegurar que quienes participan comprendan la importancia de hacerlo con seriedad y lo más parecido a una situación real para que las conclusiones sean significativas. ¡Concientización!
10-No considerar situaciones particulares para minimizar impactos negativos al momento de efectuar el simulacro. Ej. cuestiones productivas, condiciones personales, proyectos especiales, visitas, contratistas, otras partes interesadas, etc. Contemplar estas situaciones enriquece también la revisión de procedimientos de respuesta.
11-No trabajar sobre lecciones aprendidas de simulacros anteriores o eventos reales (para sacar conclusiones de desempeño, evolución en el tiempo) ¿Se repitieron los errores? ¿Se mantuvo la mejora?
12-No articular con las herramientas de gestión ya implementadas. No hacer el seguimiento formal de las acciones de corrección y correctivas asociadas , etc
13-No comunicar los resultados a quienes necesitan la información (ej. dirección, equipos de respuesta, participantes del simulacro, otras partes interesadas)
¡Es fundamental que los planes de respuesta a emergencia funcionen! Y, en ese sentido, los simulacros son muy importantes para corregir, ajustar, mejorar. ¡Y, trabajar en PREVENCIÓN!
Para seguir leyendo más ideas sobre «Prevenir, Preparar y Responder a situaciones de emergencia- con foco en Laboratorio: https://osmosyslab.com/post/prevenir-preparar-responder/
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