Como lidar com imprevistos e se adaptar as situações?

Ao olhar para nossa vida, exemplos não faltam para falar sobre imprevistos. Por aqui, também é assim e é super normal que eles aconteçam... Quem nunca se vestiu pensando que o dia iria ser frio e do nada abre aquele solzão? Pois é!

Existem várias possibilidades de acontecer imprevistos, como uma mudança brusca de tempo, um ocorrido inesperado ou um acidente e o ponto em comum deles é que precisamos olhar para esse imprevisto, tomar uma atitude e lidar da melhor forma com ele.

Na semana passada, eu fiz uma enquete no Linkedin e fiquei felizmente impressionada com as respostas.

Como vocês podem ver, em comum entre 94% das pessoas, sabemos que precisamos lidar com os imprevistos, então, hoje, vamos focar em falar mais sobre eles! Outros 6%, odeiam, mas também precisam lidar...

Então, bora falar deles?

Imprevistos x Falta de Planejamento

O primeiro ponto que precisamos ter claro é que é essencial separar o que é imprevistos de falta de planejamento.

Imprevistos: São situações inesperadas que surgem no decorrer do tempo e nos forçam a reavaliar nossos planos. Eles podem ser causados por fatores externos, como mudanças climáticas, problemas de saúde ou problemas técnicos, e são inevitáveis.

Quem nunca, saiu de casa com um sol lindo e do nada, a chuva caiu?

Falta de planejamento: A falta de planejamento ocorre quando negligenciamos a importância de estabelecer objetivos, prazos e estratégias claras para nossas atividades.

Eles podem ser causados por fatores externos, mas normalmente são causados por grande confiança que aquele problema não irá acontecer conosco...

É quando, por exemplo, escolhemos não fazer a manutenção preventiva do carro e não pagamos o seguro. Nisso, se ele dá um problema, é algo que não se pode chamar de imprevisto, néh?

Agora que você já sabe o que é a diferença entre imprevistos e de falta de planejamento, vou trazer 4 dicas para que você possa lidar melhor com os imprevistos. Vamos lá?

1. Reconheça o impacto do imprevisto

O aviso do imprevisto pode acontecer de diversas formas, como ligação, e-mail, WhatsApp, Teams, Slack e até sinal de fumaça... A notificação chega e normalmente, temos tendência a desesperar.

A primeira dica que eu dou é respirar fundo, porque juntar o stress com a situação não ajuda em nada.

Para contribuir com a situação, 3 perguntas me ajudam muito:

1. Qual o impacto desse imprevisto?
2. O que eu posso fazer para contribuir com a resolução desse problema?
3. Quem será impactado por esse imprevisto?

Baseado nessas informações, traçamos nosso plano de ação, que às vezes, é simplesmente voltar pra casa e tomar um bom banho. Mas, às vezes, todo um time precisa se movimentar.

2. Trace um plano de ação

Ao traçar o plano de ação para lidar com esse imprevisto, uma boa dica é sempre comunicar o que está acontecendo e como será executado esse plano.

Logo, no plano de ação, é importante:

1. Se existem pessoas envolvidas, que sejam escolhidas quem ajuda a traçar o plano e depois dele finalizado, que se envolva quem irá contribuir com a execução do plano.
2. Se existem tarefas e recursos envolvidos, que exista a definição das responsabilidades e prazos para a execução, sendo que normalmente, eles precisam ser minimamente priorizados para não virar uma bola de neve.

Por exemplo: Se um bug no sistema foi identificado e a solução dele é urgente, todos devem ter ciência e depois, unem-se os responsáveis pelo plano de ação e depois, convoca-se, quem irá ser responsabilizado pela execução, com ciência de prazos e da expectativa de sucesso na tarefa.

A comunicação clara da situação é fundamental para que a equipe esteja motivada para a resolução do problema.

3. Lide com as consequências

Quando se faz um plano de ação para lidar com um imprevisto, é natural que outras áreas fiquem descobertas ou que algumas atividades deixem de ser priorizadas. Tá tudo bem!

O importante neste caso é ter empatia e compreensão, deixando também claro, o que pode ser pausado e o que não pode ser deixado para depois. Uma excelente ferramenta para ajudar neste momento é a Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower é a solução perfeita para ajudá-lo a classificar e priorizar suas tarefas, aumentando sua produtividade e reduzindo o estresse.

Ela se baseia em dividir suas tarefas em quatro categorias distintas, de acordo com a urgência e a importância, e lhe ajuda a tomar decisões mais conscientes sobre como alocar seu tempo e energia. Como funciona:

1. Urgente e importante: Essas tarefas são críticas e devem ser abordadas imediatamente. Exemplos incluem prazos iminentes, crises e problemas urgentes.
2. Importante, mas não urgente: Essas tarefas são cruciais para alcançar seus objetivos de longo prazo e devem ser agendadas em seu calendário. Exemplos incluem planejamento estratégico, desenvolvimento de habilidades e relacionamento com a equipe.
3. Urgente, mas não importante: Essas tarefas podem ser delegadas a outras pessoas, pois consomem seu tempo, mas não contribuem diretamente para seus objetivos. Exemplos incluem responder a e-mails não essenciais, atender chamadas telefônicas inesperadas e lidar com interrupções.
4. Nem urgente, nem importante: Essas tarefas são distrativas e devem ser evitadas ou eliminadas. Exemplos incluem navegar nas redes sociais, assistir a vídeos não relacionados ao trabalho e realizar tarefas domésticas durante o horário de trabalho.

Ao conseguir entender quais são as consequências e entender que o segredo está no planejamento e na priorização, com certeza você irá arrasar!

4. Avalie formas de minimizar esses imprevistos

Vivemos em um momento de mercado que as coisas mudam o tempo todo e por isso, entender se algum imprevisto tem se tornado rotineiro e tumultuando a operação, talvez é hora de olhar para ele como a possibilidade de ser um novo processo, fazendo então, com que ele seja conhecido.

Agora que já falamos dos imprevistos e como lidar com eles, que tal aplicar essas dicas? Depois me conta o que você achou!

PS: Compartilhe sua experiência lidando com imprevistos nos comentários e inspire outras pessoas a lidar melhor com situações inesperadas!

Ana Clara Paiva é administradora por formação, pós graduada em Gestão de Pessoas, Especialista em Desenvolvimento de Pessoas, sendo Analista Comportamental DISC e PDA. Atualmente, tem contribuído com o desenvolvimento de projetos de empregabilidade na Se Candidate Mulher! e também, ajuda pessoas oferecendo palestras, mentorias e aulas para ajudar pessoas a atingirem seus objetivos profissionais.