Definire lo scopo di un progetto e descriverlo

Definire lo scopo di un progetto può sembrare qualcosa di banale.

D’altra parte chi si accinge a portare avanti un’iniziativa deve aver ben chiaro dove vuole arrivare.

In realtà non è così. Non basta avere un’idea per costruirci sopra un progetto. Ed il fine non è semplicemente riconducibile alla realizzazione di quell’idea.

Ce ne accorgiamo quando dobbiamo presentare un progetto ad un investitore oppure al nostro management. Loro vogliono saperne di più su quello che vogliamo fare. Non gli basta conoscere in termini vaghi la nostra idea.

In sostanza, definire lo scopo di un progetto consiste nel dettagliarne gli obiettivi e i prodotti (deliverables) che verranno rilasciati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Senza voler fare una dissertazione semantica sulla differenza tra scopi, obiettivi, risultati e finalità, è importante rendersi conto che il termine scopo per come lo usiamo nel linguaggio quotidiano non rappresenta bene le finalità di un progetto.

Nella lingua anglosassone il termine “scope” ha un significato un pò diverso da come lo intendiamo noi.

Delimita uno spazio, un ambito, che contiene appunto l’insieme dei prodotti di un progetto.

In effetti, se voglio costruire una villetta al mare per trascorrerci le vacanze, effettivamente il fine è quello di realizzare la villetta ma lo “scope” è dato dalle componenti della villettà che dovrò realizzare. Ad esempio, la predisposizione del sito, le vie di accesso, le opere in muratura esterne, i muri interni, il tetto, l’impianto elettrico, idraulico, fognario e così via.

Quindi il fine reale del progetto consiste nel realizzare tutte queste componenti prima di poterci godere la nostra villetta.

Questo fa comprendere a tutti la portata dell’impresa che vogliamo portare avanti.

Come definire lo scopo di un progetto?

L’approccio illustrato consente di:

• articolare ciò che il progetto produrrà in modo che tutti gli stakeholder possano capire cosa c’è dentro;
• fornisce la base per la successiva pianificazione del progetto che si occuperà di precisare come verrà svolto il lavoro;
• aiuta a focalizzare i membri del team su obiettivi comuni;
• circoscrive il perimetro entro cui il progetto dovrà svolgersi, evitando eccessive fughe in avanti.

Un project manager sa che definire lo scopo del progetto in questo modo aiuta a far sì che i progetti siano focalizzati ed eseguiti secondo le aspettative.

Inoltre fornisce un solido riferimento per la gestione dei lavori in corso d’opera, per decidere in merito alle eventuali varianti, e garantisce che le risorse non vengano dirottate o sprecate su elementi fuori dell’ambito concordato.

Come descrivere lo scopo di un progetto?

Il project manager deve coinvolgere gli stakeholder del progetto, per raccogliere le loro aspettative in merito ai prodotti che dovranno essere rilasciati.

Dovrà parlare quindi con il suo management, con la committenza, ed anche con il suo team di progetto.

A questo punto dovrà documentare i requisiti raccolti, verificarne la comprensione con gli stakeholder interessati e poi svolgere una analisi dei requisiti.

In questa fase occorre descrivere lo scopo del progetto in termini di cosa verrà prodotto e non di come verrà prodotto.

Non si entrerà quindi su questioni riguardanti le tempistiche, le risorse ecc.

Il risultato di questi passaggi è costituito dalla predisposizione di un documento che dettaglierà tutti i prodotti e le loro relative specifiche.

Questo importante documento si chiama descrizione d’ambito (Scope statement) e dovrà essere approvato prima di procedere con la pianificazione del lavoro.

Il documento precisa anche ciò che non è incluso nel progetto. L’obiettivo non è escludere la possibilità di modifica ma avere un riferimento per poter decidere chi dovrà sostenerne il costo.