La scansione di un documento ha valore legale?

Scannerizzazione e digitalizzazione di un contratto, un documento, una carta d’identità, una ricevuta di pagamento, una bolletta, un atto notarile: ecco cosa dice la legge. 

La digitalizzazione dei documenti ci ha reso insofferenti agli archivi cartacei; ragion per cui molte persone conservano foto e scansioni in hard disk dimenticando l’originale in qualche cassetto. Ma, nel caso in cui quest’ultimo dovesse risultare necessario, che efficacia avrebbe la riproduzione digitale fatta con uno scanner, in pdf o in jpeg? In altri termini, la scansione di un documento ha valore legale?

C’è chi, ad esempio, preferisce non portare dietro patente e carta d’identità e viaggia invece con le fotocopie delle stesse, ottenute a seguito di stampa di una digitalizzazione. Hanno valore anche queste in caso di controlli? Ecco cosa dice la legge a riguardo.

Documenti digitalizzati: hanno valore?

Nessuna legge ha mai attribuito valore ai documenti digitalizzati, se non quelli della Pubblica Amministrazione. Le scansioni di contratti e altre scritture private equivalgono a semplici fotocopie e, quindi, non hanno alcun valore legale a meno che non vi sia la firma digitale. Per esempio, chi possiede la versione digitale di un testamento è come se non possedesse nulla. 

Anche per gli atti pubblici, la scansione di un certificato di proprietà non è sufficiente a dimostrarne l’esistenza. Il documento cartaceo peraltro deve essere in originale, non potendo bastare la semplice fotocopia, a meno che non venga autenticata da un pubblico ufficiale (come ad esempio lo stesso notaio che lo ha rogato).

La scansione di un documento d’identità come una patente, il passaporto, la tessera sanitaria o la carta d’identità non ha valore e non può essere utilizzata in caso di controllo. Pertanto, l’automobilista che, fermato dalla polizia, dovesse esibire al posto della patente la semplice fotocopia rischierebbe comunque la sanzione amministrativa. Nessuno può imbarcarsi in un aereo esibendo una “scannerizzazione” della carta d’identità o del passaporto, magari caricata sul cellulare così come si fa con la carta di credito.

Le stesse ricevute di pagamento di bollette e di altri debiti devono essere conservate in originale se non si vuol rischiare di dover pagare una seconda volta. 

Quando la scansione del documento ha valore legale?

In un eventuale processo tra due soggetti, se uno dei due, onerato di dover provare l’esistenza di un documento dovesse depositare una fotocopia o la stampa di una scansione, questa avrebbe valore documentale solo se la controparte non la contesta. «Contestazione» non significa una generica opposizione: bisogna invece insinuare nel giudice il dubbio sulla genuinità della riproduzione meccanica; bisogna cioè convincerlo del fatto che l’originale potrebbe essere diverso.

La ragione per cui la scansione di un documento non ha valore legale è perché essa potrebbe essere stata alterata con sistemi informatici tali da far apparire vero ciò che invece non lo è. 

Per quanto tempo conservare l’originale di un documento?

Chi intende effettuare la scansione di un atto, un contratto, un documento, una ricevuta di pagamento farà sempre bene a conservare l’originale: potrà avvalersi della prima quando non siano in ballo vertenze legali, mentre recupererà il secondo laddove ve ne sia strettamente bisogno. 

Tuttavia, se non è mai conveniente liberarsi di documenti come testamenti, atti di compravendite, donazioni e in generale di tutti gli atti notarili, per le ricevute di pagamento i tempi di conservazione sono molto più brevi e variano a seconda del debito. Si va da un minimo di 6 mesi a un massimo di 10 anni. Leggi sul punto Documenti: quali conservare e per quanto tempo.