Nel precedente post abbiamo visto come il 70% delle possibilità di riuscita di un workshop in remoto risiedano in una capillare programmazione. Qui invece vedremo cosa succede dopo le decisioni e le azioni adottate prima dell’incontro con i partecipanti.
Ogni attività condotta in maniera collaborativa a distanza presenta una struttura codificata che si modifica solo nelle attività che mettiamo in campo. Le attività dipendono dagli obiettivi del workshop e dalle persone che intendiamo coinvolgere. Le persone infatti potrebbero essere individualmente tutte a distanza, potrebbero essere team che lavorano insieme ad altri team a distanza oppure ci potrebbero essere situazioni miste in cui alcune persone sono in ufficio insieme e anche solo una potrebbe essere in un altro luogo.
Malgrado la scelta delle specifiche attività da fare lo schema che si sviluppa nella costruzione di un workshop collaborativo a distanza resta sempre identico:
Apertura
Questo è un momento importantissimo quello in cui le persone vengono accolte virtualmente. Questa prima fase getta le basi del coinvolgimento e lo fa ribadendo gli obiettivi dell’attività, cosa avverrà nell’arco temporale e le regole del gioco.
Riscaldamento
Si mettono in campo attività di coinvolgimento e condivisione che cambiano sulla base della familiarità dei partecipanti. Il riscaldamento predispone alla collaborazione e deve essere progettato con estrema cura con gli obiettivi e le persone.
Divergenza
Questa fase più o meno lunga e complessa rappresenta il momento dove i partecipanti, in maniera guidata, restituiscono il loro: informazioni, punti di vista, esperienza, dati, materiale, emozioni.
Convergenza
Questo è il momento di sintetizzare, clusterizzare, rappresentare i concetti più importanti. Tutto quello che è emerso viene filtrato e restituito con differenti pesi ai partecipanti.
Raffreddamento
Il raffreddamento guida alla chiusura, come anche l’apertura, ed è chiave. Il cerchio viene sempre chiuso con un riepilogo degli eventi, il risultato dell’esperienza e il piano di cosa avverrà a seguire.
Per mettere in pratica questi 5 momenti che si svolgono nell’arco di 2 ore ci sono alcuni accorgimenti che valgono per qualsiasi attività, situazione o esperienza di collaborazione vogliamo creare. Non dimentichiamo che la collaborazione a distanza è fatta dalle persone e dai loro contributi e che tutto il resto segue in seconda battuta (compresa la tecnologia).
Vediamole in pratica quali sono le azioni che, come designer, dobbiamo non possiamo ignorare.
Scegliere
Scegliamo la piattaforma per la collaborazione e accertiamoci sempre che l’accesso sia immediato ovvero che non sussistano firewall che blocchino i partecipanti. Nel post precedente abbiamo elencato le più conosciute. Perché utilizzare una piattaforma collaborativa e non gli strumenti che utilizziamo quotidianamente come ppt, excel o Drive? Potremmo banalmente aprire uno spazio di presentazione su Drive e lavorare in maniera condivisa lì ma avremmo spazi e modalità limitate mentre le lavagne online di Mural e Miro sono espandibili e i contributi sono molto più gestibili. È possibile creare limiti e blocchi nelle azioni così che i partecipanti abbiano guide molto chiare su cosa e non possono fare.
Identificare
Si traduce nell’identificare il tipo di interazione. Le persone possono contribuire direttamente nel workshop oppure siamo noi a scrivere quello che ci riportano. Se il numero dei partecipanti è alto si consiglia di non essere da soli, sia che possano scrivere direttamente all’interno della lavagna sia che raccontino il loro punto di vista che verrà trasformato in post it.
Definiti questi due punti e stabilito cosa dovranno fare è fondamentale illustrare le regole di ingaggio.
Invitare a partecipare
Le persone saranno state invitate a partecipare, l’invito è un passaggio molto importante perché veicola il modo con cui le persone si approcceranno all’attività: se l’invito sarà stato chiaro, motivante e corredato dalle informazioni giuste le persone arriveranno più sicure e confidenti.
Avremo scelto prima se i partecipanti debbano apparire in chiaro con il loro nome o in modalità anonima attraverso un avatar.
All’arrivo dunque spiegheremo di nuovo perché sono lì, che cosa ci aspettiamo da loro, quanto tempo saranno impegnate e che cosa succederà grazie al loro contributo.
Guidare
Fornire il percorso e una guida degli eventi è indispensabile in remoto. Il promemoria delle attività verrà ribadito all’inizio ma anche durante (“bene, abbiamo fatto questo con questi risultati e ora possiamo passare a quest’altro).
Spiegheremo inoltre cosa dovranno fare e mostrandolo in pratica con esempi neutri rispetto all’attività. Ci presenteremo e faremo presentare i collaboratori che seguiranno l’attività. Senza spaventarli mostreremo gli slot temporali per le attività e l’orologio che attiveremo ogni volta.
Creiamo una chat privata con i collaboratori così da tenerci sempre allineati sugli eventi. Potrebbe essere necessario avvisarci di qualcosa o cambiare le attività in corsa senza che i partecipanti se ne accorgano.
Contenere
Conteniamo ogni volta le cose che le persone possono fare: le regole rappresentano dei binari che rassicurano i partecipanti e rendono più controllabile il workshop. “Avete 3 post it ognuno, avete un voto a testa, potete scegliere 5 foto…”
Lì dove è possibile, oltre che dichiararlo, bloccate gli elementi a disposizione: ad esempio su Mural si possono scegliere in anticipo i voti a disposizione, è possibile preparare foto/avatar dei partecipanti con i post it che potranno usare durante l’attività.
Possiamo lasciare a video le istruzioni delle attività che i partecipanti stanno facendo (Mural le mette sulla destra) così che tutti possano vederle e non dimenticarle.
Destiniamo le domande più strutturate e non urgenti alla chat della piattaforma di meeting, spiegheremo lì che risponderemo alla fine del workshop a tutte le questioni più complesse per non interrompere il flusso dell’attività.
Spezzettare e semplificare
Le attività in remoto, tranne nel caso di team super abituati, devono essere semplici e intuitive. In remoto non bisogna temere di apparire troppo scolastici perché a distanza si amplifica la possibilità di incomprensioni.
Una attività più strutturata e complessa dal vivo diventerà tre diversi esercizi da eseguire sulla stessa lavagna da eseguire in sequenza logica dichiarata: “Bene, vi mostro cosa faremo: prima A, poi passeremo a B e quindi potete vedere che rifletteremo insieme qui su C. Tutto chiaro? Ci sono domande?“.
Predisponiamo per ogni attività aree dedicate alla sintesi visuale delle cose più importanti emerse. Vedere il risultato del lavoro svolto aiuterà le persone a immergersi più confidenti nell’attività successiva. Qui abbondiamo di elementi visivi che aiuteranno anche a rendere indelebile ciò che sì è condiviso e raggiunto insieme.
Sintetizzare e riflettere
Spieghiamo, domandiamo, produciamo, sintetizziamo, ricapitoliamo, spieghiamo di nuovo. Non temiamo di fermarci per veloci recap degli eventi, questo permetterà alle persone di riflettere, di aggiungere e di raffinare quanto elaborato.
Predisponiamo una lavagna dove posizionare idee, commenti, riflessioni, opportunità non strettamente inerenti gli obiettivi del workshop, ma che vale la pena registrare e non perdere durante l’attività.
Al termine della compilazione di un template prima di fare il recap identifichiamo i punti chiave emersi: segnaliamoli in maniera visiva con elementi visibili (bollino colorato, icona, una freccia, un’immagine).
Il recap permette di estrapolare i temi emersi più importante che potranno essere ulteriormente scremati attraverso la votazione collettiva.
Dopo il recap delle singole attività e il momento plenario è fondamentale salutare i partecipanti con la narrazione degli step successivi. Se le persone non vedranno riconosciuto il proprio contributo attraverso una restituzione successiva si rischia di perdere la fiducia e inficiare il lavoro svolto.
Chiudere
Chiudere bene significa mantenere quelle vibrazioni positive dei workshop in presenza.
Rispondiamo alle domande raccolte nella chat.
Ricordiamo le regole dei pitch: terminiamo sempre il workshop con un momento di “payoff” o un’attività che crei senso di allineamento o delle parole rendano memorabile l’esperienza. Non dimentichiamo di ringraziare tutti per il loro contributo. Lasciamo le persone con una data in cui avverrà lo step successivo.
Valutiamo se lasciare un sondaggio da compilare dove le persone possano ancora contribuire ma lasciarci anche i margini di miglioramento che possiamo mettere in atto nei workshop successivi.
Annotiamo a caldo l’esperienza vissuta: tempi, modi, attività, strumenti perché il prossimo sia ancora più infallibile ?.
Queste le regole per gestire un workshop in remoto ma se vuoi approfondire come progettarlo puoi vedere qui: