La stragrande maggioranza delle persone è solita utilizzare i termini convegno, conferenza e meeting come sinonimi, designando però format differenti fra loro. Cerchiamo dunque di fare chiarezza e di spiegare in modo lineare e comprensibile la differenza tra conferenza, convegno e meeting e di individuare le peculiarità di ognuno.

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Conferenza

Conferenza è un termine ampiamente utilizzato nell’ambito dell’organizzazione eventi aziendali per designare un format specifico, ovvero quello di un incontro organizzato allo scopo di approfondire un determinato argomento o per presentare una ricerca di settore. Questa tipologia di incontro coinvolge uno o più relatori chiamati a esporre sul tema stabilito e un pubblico di uditori che, usualmente, può partecipare attivamente al confronto con interventi e domande.

In ambito aziendale, un esempio tipico e noto è la conferenza stampa, nella quale sono coinvolti gli organi della stampa e dei media al fine di renderli edotti su una novità riguardante l’azienda. Le conferenze, quando sono indette da un marchio commerciale, solitamente si pongono la finalità di informare su nuove tecnologie e innovazioni di settore, strategie commerciali o per analizzare le evoluzioni del mercato.

Convegno

Il termine convegno deve essere trattato con una certa attenzione in quanto l’evento è simile per molti versi alla conferenza. In entrambi i casi parliamo di incontri verticali su un argomento specifico e che coinvolge relatori e uditori. Il convegno, però, si contraddistingue per un maggior rigore e, soprattutto, per una specializzazione più marcata dei temi e dei partecipanti: i relatori sono esclusivamente esperti e il pubblico è composto da addetti ai lavori attivi in un dato contesto professionale.

Un altro elemento che differenzia il convegno dalla conferenza è la durata poiché la conferenza si articola generalmente in un incontro di poche ore mentre il convegno, a seconda della propria complessità, può anche essere suddiviso in più giornate.

Infine, va chiarito che il convegno è spesso utilizzato come sinonimo di congresso medico. Il settore sanitario-farmaceutico, però, negli ultimi anni ha registrato una serie di evoluzioni in direzione della trasparenza e dell’inclusività dei propri membri, articolando un sistema di incontri di formazione e aggiornamenti che sono inseriti all’interno del percorso obbligatorio (per medici e personale sanitario) chiamato ECM (educazione continua in medicina): questo tipo di convegno, dunque, oggi risponde a caratteristiche specifiche ed è regolamentato in modo molto stringente dalle relative norme.

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Meeting

Meeting – o convention – è il termine più generico dei tre e fa riferimento, nell’ambito aziendale, a un incontro rivolto a un pubblico ben definito. Il meeting può essere interno nel caso in cui coinvolge gli appartenenti all’azienda e viene utilizzato per informare i dipendenti su novità riguardanti i processi aziendali dal punto di vista gestionale, commerciale, legale, ecc. Oppure può essere esterno quando si apre a personalità o entità esterne all’azienda (partner, fornitori, media, clienti, ecc.). In entrambi i casi, la convention rappresenta uno strumento utile a informare i presenti, distinguendosi dalla conferenza e dal convegno poiché questi ultimi sono orientati verso obiettivi più propriamente formativi. Lo sfondo del meeting è dunque sempre quello aziendale, che sia per coordinare il personale o per intenti commerciali e di brand reputation.