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La cancelleria è l'ufficio in cui si svolgono tutte le pratiche inerenti all'emanazione dei documenti di
pubbliche autorità.
Organizzazione ideale del processo in cancelleria:
1) Petitio: presente solo nei documenti sollecitati dai sudditi. Chi attendeva il beneficio
produceva una petizione che veniva registrata in cancelleria e presentata poi in udienza
all'autorità (non indispensabile)
2) Intercessio: intervento propiziatorio di persone vicine all'autorità (non indispensabile)
3) Iussio: l'ordine impartito dall'autorità di redigere il documento
4) Redazione: stilare il documento in forma di minuta (talvolta funge come tale la petizione),
poi riportata in bella copia da uno scrittore. La minuta tiene conto delle caratteristiche
interne, la bella copia di quelle esterne.
5) Registrazione: trascrizione in un apposito registro di ogni documento spedito (non
indispensabile)
6) Roboratio: convalida del documento tramite intervento dell'autore che lo sottoscrive;
recognitio cancelleresca; sottoscrizioni dei testimoni; apposizione del sigillo
6. La genesi del documento privato
Le linee d'azione sono ancora più arbitrarie di quelle del documento pubblico. Acquista particolare
importanza la prassi della conservazione delle minute preso i rogatari.
1) Rogatio: corrisponde alla iussio del documento pubblico: uno o entrambi i contraenti si
presentano allo scrittore e gli forniscono la materia scrittoria per la redazione, esprimendo i
termini del negozio e richiedendone la documentazione
2) Minuta
3) Redactio in mundum
4) Sottoscirzioni: delle parti, dei testimoni e del rogatario. In origine i testimoni hanno un
valore costitutivo della giuridicità dell'atto
7. I caratteri estrinseci del documento
Sono quelli che si riferiscono alla fattura materiale del documento e ne costituiscono l'apparenza
esteriore.
Materia scrittoria: papiro dall'antichità classica all'alto medioevo; pergamena dalla tarda
– antichità alla fine del medioevo (prende il sopravvento nel VIII secolo); poi carta. Si
valutano il formato e la tecnica di predisposizione a ricevere la scrittura (rigatura,
marginatura...)
Scrittura: tipo, disposizione rispetto al formato, mani e scritture diverse, capoversi,
– punteggiatura, sistema abbreviativo, inchiostri, segni di cancellatura, correzioni
Segni speciali: segni del rogatario e dei sottoscrittori, segni di cancelleria. La croce (piana,
– latina, greca, decussata, pomellata, potenziata, ancorata) è il segno più comune dei
sottoscrittori, il rogatario ha solitamente un emblema personale
Sigilli: impronta positiva su una materia plastica (cera o metallo fuso) di una matrice incisa
– in negativo su una pietra o metallo. Si valutano forma, dimensioni, tipologia, leggenda,
modo di apposizione. Sono pendenti quando sono uniti al foglio, e aderenti quando sono
attaccati direttamente alla materia scrittoria (solo quelli di cera). Gli aderenti possono essere
incassati se sono tenuti fermi sul foglio mediante contatto e impressi se sono applicati
direttamente sul foglio con l'ausilio di una striscia di pergamena
Note di cancelleria
–
8. I caratteri intrinseci del documento
1) Protocollo: la parte inizia e introduttiva del documento. Si divide in:
- Invocatio: anticamente simbolica, espressa con un segno di croce o monogramma
(chrismon); poi verbale, in formula
- Intitulatio: nome, titoli e qualità dell'autore
- Inscriptio: nome, titoli e qualità del destinatario
- Salutatio: proprio delle lettere
- Formula di perpetuità: propria dei privilegi
- Apprecatio: breve formula augurale, solo in alcuni documenti privati
2) Testo: motivi dell'azione giuridica, circostanza, disposizioni, clausole. Si divide in:
- Preambolo (arenga): parte introduttiva, con la motivazione ideale dell'azione giuridica
- Notificatio: è una formula dichiarativa nella quale si afferma che tutti gli interessati devono
essere a conoscenza del contenuto del documento
- Narratio: racconto delle circostanze immediate che hanno indotto l'autore a compiere
l'azione giuridica
- Dispositio: dichiarazione dell'atto giuridico. Prevede clausole accessorie di precisazione,
clausole derogatorie che garantiscono il compimento dell'atto giuridico nonostante
disposizioni contrarie in altri documenti, clausole ingiuntive che ordinano di portare ad
attuazione quanto previsto, clausole proibitive che vietano di opporisi, clausole di rinuncia
con cui una o entrambe le parti rinunciano ad avanzare eccezioni, clausole di obbligazione
con cui le parti impegnano se stesse o i propri beni, clausole di fideiussione in cui terze
persone si impegnano a far mantenere l'accordo alle parti
- Sanctio: minaccia di pena contro chi non ottemperi gli obblighi (negativa) o promessa di
ricompensa per chi li rispetti (positiva, sempre spirituale). Non è indispensabile
- Corroboratio: si enunciano formalità messe in atto per garantire l'autenticità dello scritto
- Aprrecazione: breve formula augurale (presso la cancelleria pontificia, amen tre volte)
3) Escatocollo: parte conclusiva
- Sottoscrizioni: degli autori dei documenti pubblici e dei contraenti in quelle privati; dei
testimoni; dei redattori
- Datazione: tempo e luogo
9. La lingua nei documenti
Nel medioevo occidentale è il latino, con fenomeni fonetici, morfologici e sintattici del linguaggio
popolare (e invece di ae od oe, ae invece di e, caduta delle h o aggiunta artificiosa, vocalismi,
consonantismi, infiniti presenti sul tema del prefetto, confusione tra le congiunzioni, uso caotico dei
casi, fossilizzazioni di terminazioni aggettivali).
Solo nel XI secolo avanzato sorge l'ars dictandi, con un decisivo rinnovamento dello stile ispirato a
modelli della tarda classicità. Quasi contemporaneamente si affaccia l'uso del volgare, ma in Italia è
redatto in latino ancora fino al secolo XVII.
10. I formularii
Per il periodo altomedioevale non si ha traccia di formularii in Italia, mentre ce ne sono diversi in
Francia in epoca merovingica (Formulae Marculfi). L'ars dictandi nasce in Italia attorno al XI
secolo e viene presa per i formulari soprattutto nella Curia romana (Gregorio VIII scrive una Forma
dictandi). L'esame critico dei documento non può prescindere dalla conoscenza del formulario che
eventualmente ricalcano.
11. La tradizione dei testi documentari
Come ci è stato trasmesso il documento?
La minuta può considerarsi un abbozzo, l'originale è il documento completo uscito dall'ufficio di
cancelleria, la copia è una trascrizione più o meno immediata dell'originale. La copia può essere
